رمز الوظيفة
48737
المسمى الوظيفي
سكرتيرة تنفيذية - انثى
للعمل لدى
شركة سامي العطار وشركاه
الدولة
سورية
المدينة
دمشق
اختصاص العمل
سكرتاريا
طبيعة العمل
دوام كامل
الحد الأدنى للمستوى التعليمي
بكالوريوس/ إجازة
المهام الوظيفية
1. إدارة المواعيد والجدولة Daily Schedulingتنظيم الأجندة: ترتيب ومتابعة مواعيد الاجتماعات، المقابلات، والزيارات الخاصة بالمدير التنفيذي.
تنسيق السفر: حجز تذاكر الطيران، الفنادق، وترتيب وسائل النقل والتحضير لرحلات العمل.
استقبال الزوار: الترحيب بضيوف الإدارة العليا وتوجيههم بشكل احترافي ودبلوماسي.
2. المراسلات والاتصالات Communicationsإدارة البريد الإلكتروني: فحص البريد الوارد، الرد على الاستفسارات الروتينية، وتوجيه الرسائل الهامة للمدير.
المكالمات الهاتفية: استقبال وتصفية المكالمات الهاتفية وتحويل الضروري منها للإدارة.صياغة الخطابات: كتابة وإرسال الرسائل الرسمية، والبرقيات، والتعاميم الداخلية والخارجية.
3. إدارة الاجتماعات Meetings Managementالتحضير للاجتماعات: تجهيز قاعات الاجتماعات، وتوفير الملفات والمستندات والقرطاسية المطلوبة.
كتابة المحاضر: حضور الاجتماعات وتدوين الملاحظات وصياغة محاضر الاجتماعات الرسمية بدقة.متابعة التوصيات: التأكد من تنفيذ الأقسام المختلفة للقرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماعات.
4. الأعمال المكتبية والأرشفة Documentationالأرشفة الإلكترونية والورقية: حفظ وتصنيف الملفات والوثائق الحساسة بنظام يسهل الوصول إليه بسرعة.
إعداد التقارير: تجميع البيانات وإعداد التقارير الدورية (أسبوعية/شهرية) وعرضها على الإدارة.
متابعة المعاملات: تتبع المعاملات الصادرة والواردة للأقسام للتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.
5. الدعم الإداري واللوجستي Office Logisticsمراقبة العهدة والقرطاسية: التأكد من توفر مستلزمات المكتب والمواد الاستهلاكية بشكل مستمر.
التنسيق بين الأقسام: العمل كحلقة وصل أساسية لنقل توجيهات الإدارة العليا لباقي موظفي الشركة.
حفظ السرية: حماية وتأمين البيانات والمعلومات الاستراتيجية والمالية الخاصة بالمؤسسة.
تنسيق السفر: حجز تذاكر الطيران، الفنادق، وترتيب وسائل النقل والتحضير لرحلات العمل.
استقبال الزوار: الترحيب بضيوف الإدارة العليا وتوجيههم بشكل احترافي ودبلوماسي.
2. المراسلات والاتصالات Communicationsإدارة البريد الإلكتروني: فحص البريد الوارد، الرد على الاستفسارات الروتينية، وتوجيه الرسائل الهامة للمدير.
المكالمات الهاتفية: استقبال وتصفية المكالمات الهاتفية وتحويل الضروري منها للإدارة.صياغة الخطابات: كتابة وإرسال الرسائل الرسمية، والبرقيات، والتعاميم الداخلية والخارجية.
3. إدارة الاجتماعات Meetings Managementالتحضير للاجتماعات: تجهيز قاعات الاجتماعات، وتوفير الملفات والمستندات والقرطاسية المطلوبة.
كتابة المحاضر: حضور الاجتماعات وتدوين الملاحظات وصياغة محاضر الاجتماعات الرسمية بدقة.متابعة التوصيات: التأكد من تنفيذ الأقسام المختلفة للقرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماعات.
4. الأعمال المكتبية والأرشفة Documentationالأرشفة الإلكترونية والورقية: حفظ وتصنيف الملفات والوثائق الحساسة بنظام يسهل الوصول إليه بسرعة.
إعداد التقارير: تجميع البيانات وإعداد التقارير الدورية (أسبوعية/شهرية) وعرضها على الإدارة.
متابعة المعاملات: تتبع المعاملات الصادرة والواردة للأقسام للتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.
5. الدعم الإداري واللوجستي Office Logisticsمراقبة العهدة والقرطاسية: التأكد من توفر مستلزمات المكتب والمواد الاستهلاكية بشكل مستمر.
التنسيق بين الأقسام: العمل كحلقة وصل أساسية لنقل توجيهات الإدارة العليا لباقي موظفي الشركة.
حفظ السرية: حماية وتأمين البيانات والمعلومات الاستراتيجية والمالية الخاصة بالمؤسسة.
المؤهلات
1. المؤهلات التعليمية والتدريبيةالدرجة الجامعية: الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الأدب الإنجليزي، أو العلاقات العامة، أو أي مجال ذي صلة.
2. المهارات التقنية والعمليةإتقان الحاسب الآلي: استخدام حزمة Microsoft Office باحترافية، خاصة برامج (Word, Excel, PowerPoint).
مهارات لغوية قوية: إجادة التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية بطلاقة، وصياغة المراسلات الرسمية الخالية من الأخطاء.
الأنظمة الحديثة: معرفة واسعة بأنظمة الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات الرقمية.
كتابة التقارير: القدرة على صياغة محاضر الاجتماعات وإعداد التقارير الدورية للإدارة بدقة
3. المهارات الشخصية والتنظيمية إدارة الوقت والتنظيم: القدرة على ترتيب الأولويات، وجدولة المواعيد، وتنسيق السفريات، والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
التواصل الفعال: امتلاك مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة للربط بين الإدارة العليا وبقية الأقسام أو العملاء.
السرية والأمانة: الالتزام التام بـ حفظ أسرار العمل والمعلومات الحساسة الخاصة بالشركة والمديرين.
العمل تحت الضغط: المرونة العالية في مواجهة التغيرات المفاجئة والقدرة على حل المشكلات المكتبية بسرعة وبشكل دبلوماسي.
2. المهارات التقنية والعمليةإتقان الحاسب الآلي: استخدام حزمة Microsoft Office باحترافية، خاصة برامج (Word, Excel, PowerPoint).
مهارات لغوية قوية: إجادة التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية بطلاقة، وصياغة المراسلات الرسمية الخالية من الأخطاء.
الأنظمة الحديثة: معرفة واسعة بأنظمة الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات الرقمية.
كتابة التقارير: القدرة على صياغة محاضر الاجتماعات وإعداد التقارير الدورية للإدارة بدقة
3. المهارات الشخصية والتنظيمية إدارة الوقت والتنظيم: القدرة على ترتيب الأولويات، وجدولة المواعيد، وتنسيق السفريات، والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
التواصل الفعال: امتلاك مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة للربط بين الإدارة العليا وبقية الأقسام أو العملاء.
السرية والأمانة: الالتزام التام بـ حفظ أسرار العمل والمعلومات الحساسة الخاصة بالشركة والمديرين.
العمل تحت الضغط: المرونة العالية في مواجهة التغيرات المفاجئة والقدرة على حل المشكلات المكتبية بسرعة وبشكل دبلوماسي.
متطلبات خاصة بهذه الفرصة
تكون ذو خبرة بالشركات الكبيرة وليس الماكتب الصغيرة
الراتب و الفوائد
يحدد بعد المقابلة
لمحة عن الجهة الموظفة
-
عدد الموظفين المطلوب
1
عرضت بتاريخ
Jun 01, 2026
تنتهي بتاريخ
Jul 01, 2026
